„Ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht” — diese Schlagzeile läuft gerade durch jeden HR-Newsletter, und sie ist in dieser Form falsch. Richtig ist: Zum 31. Dezember 2026 läuft eine Ausnahmeregelung aus, die es Arbeitgebern bisher erlaubt hat, bestimmte Unterlagen weiter auf Papier zu führen. Das ist etwas deutlich Kleineres als eine komplette Personalakten-Pflicht — und genau diese Verwechslung kostet kleine Betriebe gerade Geld.
Der Unterschied ist nicht akademisch. Wer die Schlagzeile wörtlich nimmt, kauft eine HR-Software mit Mitarbeiter-Self-Service, Urlaubsworkflow und Onboarding-Modul, obwohl der Gesetzgeber von einem Handwerksbetrieb mit vier Angestellten etwas verlangt, das deutlich weniger umfasst. Ich gehe deshalb in diesem Artikel zuerst durch, was tatsächlich im Gesetz steht, und danach durch das, was du daraus freiwillig machen kannst — wenn es sich rechnet.
Digitale Personalakte: Pflicht ab 2027 — was wirklich gilt
Die Rechtsgrundlage sind § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV und § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Und die entscheidende Nachricht lautet: Die Pflicht zur elektronischen Führung der sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen besteht nicht erst ab 2027, sondern bereits seit dem 1. Januar 2022. Neu ist nur, dass die Hintertür zugeht.
Bisher konnten Arbeitgeber sich nach § 8 Abs. 3 BVV auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen. Viele kleine Betriebe haben das getan, oft auf Empfehlung ihres Steuerberaters. Im Verordnungstext steht diese Möglichkeit ausdrücklich nur „bis zum 31. Dezember 2026”. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es sie nicht mehr — auch nicht für Kleinstbetriebe, auch nicht auf Antrag, auch nicht mit Härtefallbegründung. Eine Größengrenze kennt die Regelung nicht: Sie gilt für den Soloselbstständigen mit einer Aushilfe genauso wie für den Mittelständler mit 180 Beschäftigten.
Eine Entwarnung gibt es trotzdem, und sie ist wichtig: Wer eine bis Ende 2026 bewilligte Befreiung hat, muss die Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum nicht rückwirkend digitalisieren — das stellt unter anderem die IHK Ostthüringen klar. Der Aktenschrank mit den Papieren von 2019 bis 2026 darf stehen bleiben. Die elektronische Führung betrifft nur neue Sachverhalte und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027. Das nimmt dem Projekt den größten Brocken — nämlich das Scannen von Altbeständen, das in der Angebotskalkulation vieler Dienstleister den dicksten Posten bildet.
Pflicht und Kür: die Unterscheidung, die dir keiner verkauft
Als elektronische Entgeltunterlagen gelten nur die Dokumente, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Beschäftigung relevant sind — also genau das, was ein Prüfer der Rentenversicherung sehen will. Was darüber hinausgeht, bleibt deine freie Entscheidung.
| Unterlage | Ab 2027 elektronisch Pflicht? |
|---|---|
| Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit | Ja |
| Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten | Ja |
| Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs | Ja |
| Relevante Meldungen und Nachweise gegenüber Krankenkassen | Ja |
| Arbeitsverträge, Abmahnungen, Zeugnisse | Nein — freiwillig |
| Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Zielvereinbarungen | Nein — freiwillig |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten | Nein — freiwillig |
Die rechte Spalte ist der Grund, warum die Angebote so weit auseinanderliegen. Ein System, das nur die Pflichtzeile abdeckt, ist für einen Betrieb mit zehn Beschäftigten eine überschaubare Anschaffung — häufig ist es ein Modul, das die vorhandene Lohnsoftware bereits mitbringt und das nur niemand aktiviert hat. Eine vollständige digitale Personalakte mit Workflows ist ein anderes Projekt mit einer anderen Zahl darunter. Beides kann richtig sein. Falsch ist nur, das zweite zu kaufen und zu glauben, man sei zum ersten verpflichtet gewesen.
Was deine Lohnsoftware vermutlich schon kann
Bevor du irgendein Angebot einholst, lohnt sich ein Anruf bei deinem Steuerberater oder deinem Lohnbuchhaltungs-Anbieter. In sehr vielen Fällen läuft die Entgeltabrechnung ohnehin schon über ein System, das die begleitenden Unterlagen revisionssicher ablegen kann. Die Funktion ist dann vorhanden, aber nicht eingerichtet — weil es bisher dank Befreiung niemand gebraucht hat.
Worauf es bei der Prüfung ankommt, ist überschaubar: Die Unterlagen müssen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert sein, sie müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben, der Zugriff muss auf die Personen beschränkt sein, die ihn brauchen, und bei einer Betriebsprüfung müssen sie sich maschinell auswerten lassen. Ein Ordner mit abgelegten PDFs auf dem Netzlaufwerk erfüllt das nicht — nicht weil PDFs verboten wären, sondern weil Änderungshistorie und Zugriffsschutz fehlen. Dropbox oder Google Drive mit einem Ordner „Personal” fällt aus demselben Grund durch.
Da es um Gehalts- und teilweise um Gesundheitsdaten geht, ist der Datenschutz hier kein Nebenschauplatz. Zugriffsrechte gehören dokumentiert, und wenn die Daten bei einem Dienstleister liegen, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist Routine, aber es muss jemand machen.
Ein realistischer Fahrplan für die verbleibenden Wochen
Bis zum Stichtag sind es noch gut zwei Monate, und das reicht — vorausgesetzt, du fängst nicht im Dezember an, wenn Jahresabschluss und Urlaubszeit zusammenfallen.
Im ersten Schritt klärst du, ob du überhaupt betroffen bist: Liegt für deinen Betrieb eine Befreiung vor? Dein Steuerberater kann das in wenigen Minuten beantworten. Wer nie eine beantragt hat, führt die Unterlagen in aller Regel längst elektronisch und muss gar nichts tun. Im zweiten Schritt prüfst du, was das vorhandene System kann, statt direkt nach einem neuen zu suchen. Erst wenn sich dabei eine echte Lücke zeigt, geht es im dritten Schritt um eine Anschaffung — und dann bewusst nur für die Pflichtzeile, mit der Option, später zu erweitern.
Der vierte Schritt wird gern übersprungen und rächt sich später: festlegen, wer die Unterlagen künftig ablegt und wann. Ein System, das keiner pflegt, ist bei der Prüfung schlimmer als ein ordentlicher Papierordner, weil es Vollständigkeit suggeriert, die nicht da ist.
Der Termin, der im selben Monat fällig wird
Der 1. Januar 2027 bringt für viele Betriebe noch eine zweite Umstellung mit: die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen ab diesem Datum Rechnungen im Format EN 16931 ausstellen, also als XRechnung oder ZUGFeRD. Für kleinere Unternehmen greift diese Pflicht ein Jahr später, zum 1. Januar 2028. Empfangen und verarbeiten können muss E-Rechnungen allerdings schon heute jeder.
Das ist deshalb erwähnenswert, weil beide Themen dieselbe Ecke des Betriebs treffen — Buchhaltung, Belegfluss, Ablage. Wer ohnehin gerade prüft, wie Dokumente ins Haus kommen und wo sie landen, sollte beides in einem Aufwasch anschauen, statt im Februar noch einmal von vorn anzufangen. An genau dieser Schnittstelle lohnt sich oft eine schlanke Workflow-Automatisierung: eingehende Nachweise automatisch erkennen, richtig benennen und in den passenden Ablageort schieben, statt sie einzeln von Hand zu sortieren. Für die wiederkehrenden Rückfragen von Beschäftigten — „Wo reiche ich meine Immatrikulationsbescheinigung ein?” — nimmt ein Web-Assistent auf der Intranetseite spürbar Last aus dem Büro.
Die ehrliche Einordnung
Diese Pflicht ist kein Digitalisierungsprojekt, sondern eine Formalie mit Stichtag. Für die meisten kleinen Betriebe ist sie an einem Vormittag erledigt, und ein erheblicher Teil ist überhaupt nicht betroffen, weil nie eine Befreiung beantragt wurde. Der eigentliche Schaden entsteht nicht durch die Regelung selbst, sondern durch die Beratungs- und Softwareangebote, die daraus gerade ein Großprojekt machen.
Umgekehrt gilt: Wenn du bei der Bestandsaufnahme merkst, dass die Personalverwaltung generell hakt — Unterlagen an drei Orten, niemand weiß, welcher Vertragsstand aktuell ist —, dann ist das ein guter Anlass, das aufzuräumen. Nur eben als bewusste eigene Entscheidung und nicht, weil ein Verkäufer mit dem Gesetz gewinkt hat.
Du bist unsicher, ob dein Betrieb betroffen ist oder ob dein jetziges System reicht? Ein kostenloser Website- und Prozess-Audit zeigt dir in einem Durchgang, wo in deinen Abläufen Papier klebt und was sich mit vorhandenen Mitteln lösen lässt — oder schreib mir direkt, dann schauen wir gemeinsam auf deinen Fall.
Häufige Fragen
Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nein, nicht in dieser Pauschalität. Pflicht sind ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich elektronische Entgeltunterlagen nach § 8 BVV — also Nachweise zur Versicherungspflicht, Immatrikulationsbescheinigungen oder Minijob-Befreiungsanträge. Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Urlaubsanträge sind davon nicht erfasst und dürfen weiter auf Papier geführt werden.
Was genau ändert sich zum 1. Januar 2027?
Die Pflicht selbst gilt schon seit dem 1. Januar 2022. Geändert wird nur, dass die Möglichkeit entfällt, sich auf Antrag davon befreien zu lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit läuft zum 31. Dezember 2026 aus.
Muss ich alte Papierakten nachträglich einscannen?
Nein. Für Arbeitgeber, deren Befreiung bis Ende 2026 bewilligt wurde, ist eine rückwirkende Digitalisierung der Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum nicht erforderlich. Die elektronische Führung betrifft neue Sachverhalte ab dem 1. Januar 2027.
Gilt die Regelung auch für Kleinstbetriebe?
Ja. Die Regelung kennt keine Größengrenze und gilt für alle Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
Reicht ein Ordner mit PDFs auf dem Firmenserver?
In aller Regel nicht. Verlangt werden unveränderbare Speicherung, eine nachvollziehbare Änderungshistorie, Zugriffsschutz und maschinelle Auswertbarkeit für die Betriebsprüfung. Ein normaler Dateiordner erfüllt vor allem die ersten beiden Punkte nicht.
Woher weiß ich, ob mein Betrieb befreit ist?
Das weiß in den meisten Fällen dein Steuerberater oder deine Lohnbuchhaltung, weil die Befreiung dort beantragt wurde. Ein Anruf genügt — und wer nie eine beantragt hat, erfüllt die Anforderung meist längst.
